Que ce soit dans la vie personnelle ou professionnelle, il s’avère primordial d’apprendre à bien s’organiser. En effet, une bonne organisation influence grandement la productivité. De plus, cela vous permet de ne pas succomber au stress. Au lieu de vous plonger dans la routine, un planning minutieux du temps investi dans le travail contribuera fortement à votre efficacité dans l’accomplissement des tâches. Donc, comment bien s’organiser pour être plus productif ?
Organiser les journées en déterminant les priorités
Bien s’organiser, c’est faire le point sur les tâches effectuées du jour et établir un planning sur les activités à réaliser pour le lendemain. En rédigeant cette liste, il serait judicieux de déterminer globalement le temps que prendra chaque tâche. Toujours dans l’optique d’une bonne organisation, définissez un code de priorité pour chaque tâche lorsque vous faites votre « to do list ». Un bon conseil pour être productif, planifiez les tâches les plus importantes le matin en première heure. Cela anticipera les heures supplémentaires que vous devriez effectuer le soir car en cas d’imprévu car vous avez la journée pour les réaliser.
Pour vous assurer d’avoir le temps nécessaire pour l’accomplissement des tâches, ne considérez que 60% de votre temps dans le planning car les imprévus font partie du quotidien des salariés. D’autant plus, le temps restant sera nécessaire pour le traitement des urgences et compenser une possible fatigue ou un manque de concentration.
Enfin, il est recommandé de ne planifier que cinq tâches importantes au maximum dans une journée. Mieux veut avoir un objectif concis et réalisable que de surestimer son temps et ses capacités pour finir la journée en stress. D’autant plus, il est toujours possible d’agrémenter sa liste au fur et à mesure si les tâches sont réalisées rapidement. Cette règle s’applique aussi dans le cadre non professionnel comme au foyer, en famille etc. A ce sujet, des conseils importants sont visibles sur des sites comme www.accroalorganisation.fr.
Faites la différence entre urgent et important
Afin de discerner l’urgent et l’important, il faut définir les activités à forte valeur ajoutée. En d’autres termes, il s’agit des tâches pour lesquelles le retour sur le temps consacré sera excellent. Dans vos plans, priorisez les tâches à meilleur rendement puis effectuez un classement selon cet ordre de priorité.
Au quotidien, il arrive souvent que les collègues et supérieurs attendent une réponse rapide de votre part. Si le cas se présente, ne cédez pas à la panique. Il est vivement conseillé de hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance et leur urgence. A cet effet, vous pouvez vous référer à la matrice de Minsberg qui peut s’avérer très utile dans ces situations.
Pour être productif, concentrez vous si possible sur une seule chose à la fois. En effet, être « multitâche » ne rime pas forcément avec travail bien fait. Accomplir une tâche à la fois vous évitera de devoir retourner sur une mission sur laquelle vous n’avez plus travaillé depuis un moment.
Créer un environnement propice à la productivité
Cela peut paraître anodin mais pour une bonne organisation, il est important de travailler dans un environnement qui favorise votre concentration. En premier lieu, il est important de prendre ses dispositions face aux smartphones et les réseaux sociaux. A cet effet, vous pouvez désactiver les notifications, mails et appels. Lors de l’accomplissement des tâches les plus importantes, vous pouvez même ranger votre téléphone dans un tiroir loin de votre bureau pour une productivité optimale.
D’autre part, il est plus que nécessaire de travailler dans de bonnes conditions en rendant votre environnement plus agréable. Un bureau bien ordonné aide à voir les idées claires et le calme favorise la productivité. N’hésitez pas à vous isoler pendant un moment si c’est utile et si l’aménagement le permet.
Toutefois, il est aussi judicieux de s’accorder une petite pause de temps en temps. Si par exemple vous travaillez à domicile, prendre un café ou prendre l’air dans le jardin pendant une dizaine de minutes stimulera votre cerveau et vous rendra plus inspiré et créatif après la pause. A vrai dire, c’est à vous de définir l’environnement de travail qui vous est favorable et vous vous organiserez en fonction de ces paramètres au fur et à mesure que le temps passe.
Dirigeants : Apprendre à déléguer
Force est de constater que les managers et dirigeants d’entreprises sont généralement les plus débordés. Ainsi, pour bien s’organiser, la meilleure alternative consiste à déléguer certaines tâches à d’autres collaborateurs. De ce fait, votre planning du lendemain ne sera pas impacté car les missions seront accomplies le jour-même malgré votre indisponibilité. Vous pourrez de ce fait vous concentrer sur les tâches plus importantes.
Savoir déléguer représente un must dans les compétences d’un dirigeant. En plus du temps libéré, vous témoignez de la confiance à vos collaborateurs, ce qui boostera leur motivation. Si cela s’avère nécessaire, les managers peuvent même solliciter les services d’un coach professionnel pour mieux s’organiser et optimiser la productivité. Vous pourrez découvrir de nouvelles techniques et astuces efficaces.
Enfin, il faut savoir bien jongler les tâches de la vie personnelle avec celles du monde professionnel. A vous de définir quelles tâches requièrent plus de temps et de concentration à un moment donné. Et cela se résout grâce à une bonne organisation.